Ask Andrea
Digitalisierungsstrategie für mein Unternehmen – wo fange ich an?
Lösungsansätze und Gedankenanstöße von Andrea Bartunek
Digitalisierung ist für viele Firmen nicht mehr nur eine Option, sondern ein Muss, um vorne mitzuspielen. Trotzdem höre ich immer wieder die gleiche Frage: Wo fangen wir bloß an? Es fühlt sich oft an, als fängt man bei Null an. Aber mit der richtigen Strategie und ein paar hilfreichen Werkzeugen findet sich der Weg in eine digitale Zukunft.
Der Anfang: Wo stehen wir, und wohin wollen wir?
Bevor es richtig losgeht, ist es entscheidend, den Status quo zu prüfen und das Ziel klar vor Augen zu haben.
Wo drückt der Schuh? Eine Bestandsaufnahme von IT und Prozessen
Schauen Sie sich Ihre aktuellen Arbeitsabläufe genau an, um zu verstehen, was in Ihrem Unternehmen wirklich passiert. Gehen Sie Ihre Geschäftsprozesse Schritt für Schritt durch: Wie wird ein Auftrag erfasst? Wer bearbeitet ihn und wie geht es weiter?
Wo hakt es dabei? Das sind die Engpässe, die Zeit und Geld kosten. Denken Sie an manuelle Datenübertragungen von E-Mails ins System oder das Ausdrucken und Einscannen von Dokumenten, um diese mit einer Unterschriften zu versehen. Welche Aufgaben werden noch mühsam von Hand oder auf Papier erledigt? Beispiele sind Reisekostenabrechnungen mit physischen Belegen oder Personalakten in Ordnern. Solche manuellen Schritte binden Arbeitszeit und sind fehleranfällig.
Ein weiteres Problem sind Medienbrüche: Informationen müssen von einem System ins nächste „springen“, oft mit Formatwechseln. Daten aus dem CRM müssen manuell in die Buchhaltung übertragen werden, oder Produktionsdaten aus Excel landen händisch im Warenwirtschaftssystem. Jedes „Springen“ birgt Fehlerpotenzial, verlangsamt Prozesse und erzeugt Mehraufwand. Hier gilt es, die Schwachstellen aufzudecken, bei denen Digitalisierung am meisten hilft.
Konkrete Fragestellungen:
- Welche Abläufe kosten uns viel Zeit und Geld?
- Wo könnten automatisierte Lösungen einen Unterschied machen?
- Welche IT-Systeme nutzen wir bereits, und wie gut arbeiten die zusammen?
Die Vision: Was wollen wir mit der Digitalisierung erreichen?
Nach der Analyse der Blick nach vorne: Es geht darum, eine klare Vision für die Zukunft zu entwickeln. Was genau soll die Digitalisierung Ihrem Unternehmen bringen? Hier legen Sie den Grundstein für alles Weitere.
Wollen Sie vor allem effizienter werden? Dann denken Sie an optimierte Abläufe, weniger Fehler und schnellere Prozesse, etwa bei der Auftragsbearbeitung.
Oft ist es eine Mischung aus verschiedenen Zielen. Wichtig ist, diese präzise zu formulieren. Nur so können Sie später messen, ob Ihre Digitalisierungsmaßnahmen wirklich den gewünschten Erfolg bringen und auf Ihre langfristigen Unternehmensziele einzahlen.
Konkreter Ansatz: Setzen Sie sich SMARTe Ziele: Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Relevant und Terminiert.
Ein Beispiel: Statt „Wir wollen moderner werden“, definieren Sie besser: „Wir wollen unsere Auftragsbearbeitungszeit durch ein neues ERP-System um 20% verkürzen, um die Kundenzufriedenheit bis zum Jahresende deutlich zu steigern.“
Die Bausteine der Digitalisierung: Wo liegen die Potenziale?
Digitalisierung ist kein Einheitsbrei, sondern muss unternehmensspezifisch gedacht werden. Es muss individuell geprüft werden, wo für Ihr Unternehmen der größte Nutzen steckt.
Prozesse digitalisieren: Mehr Schwung durch Automatisierung
In diesem Bereich können Sie schnell Erfolge sehen. Viele manuelle Abläufe, von der Kundenanfrage bis zur Gehaltsabrechnung, sind reif für die Digitalisierung. Prozesse in Vertrieb, Marketing, Fertigung, Logistik oder Personal lassen sich hervorragend automatisieren.
Das spart enorme Mengen an Zeit und minimiert Fehler. Manuelle Datenübertragungen oder papierbasierte Abläufe entfallen, was die Fehlerquote senkt. Und das Beste: Alles wird schneller. Entscheidungen basieren auf aktuellen Daten, Kundenanfragen werden zügig beantwortet. Dies verschafft Ihnen einen klaren Wettbewerbsvorteil und steigert die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter und Kunden. Es ist ein echter Turbo für Ihr Unternehmen.
Konkrete Hilfe:
- CRM-Systeme (Customer Relationship Management) wie Salesforce oder HubSpot optimieren Ihre Kundenbeziehungen und den Vertrieb.
- ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) wie SAP oder Microsoft Dynamics verbinden alle Kernprozesse Ihres Unternehmens.
- Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) wie DocuWare machen Ihre Unterlagen digital verfügbar.
Daten richtig nutzen: Ihr digitales Gold
Ihre Unternehmensdaten sind ein echter, oft ungenutzter Schatz. Jede Kundeninteraktion, jede Bestellung, jeder Klick erzeugt wertvolle Informationen, die jedoch oft verstreut und unstrukturiert vorliegen.
Wenn Sie diese Daten systematisch sammeln, analysieren und nutzen, können Sie fundiertere Entscheidungen treffen, statt sich auf ihr Bauchgefühl zu verlassen. Das reicht von der Optimierung Ihrer Marketingkampagnen bis zur präzisen Prognose von Nachfragen.
Sie können das Verhalten Ihrer Kunden besser einschätzen: Welche Produkte werden zusammen gekauft? Warum brechen Kunden den Kauf ab? Diese Erkenntnisse ermöglichen es Ihnen, personalisierte Angebote zu erstellen, die genau auf die Bedürfnisse Ihrer Kunden zugeschnitten sind. Die Umwandlung von Rohdaten in verwertbares Wissen ist der Kern von Business Intelligence und ein echter Game Changer.
Konkrete Hilfe: Business Intelligence (BI) Tools wie Microsoft Power BI oder Tableau helfen Ihnen, Daten visuell aufzubereiten und komplexe Zusammenhänge verständlich zu machen. Ein gut aufgestelltes Data Warehouse ist die Basis für jede ernsthafte Analyse.
Cybersicherheit und Compliance: Vertrauen schaffen
Es lässt sich nicht oft genug betonen: Digitalisierung ohne Sicherheit ist ein hohes Risiko. Ohne ein stabiles Fundament sind selbst die besten digitalen Prozesse anfällig für Cyberangriffe, Datenlecks oder Systemausfälle. Das kann finanzielle Schäden verursachen und den Ruf Ihres Unternehmens nachhaltig schädigen.
Deshalb ist eine starke IT-Sicherheit unerlässlich und muss von Anfang an Teil jeder Digitalisierungsstrategie sein. Dazu gehört der Schutz vor Viren, Ransomware und unbefugten Zugriffen. Parallel dazu spielt die Einhaltung von Datenschutzregeln (wie der DSGVO) eine zentrale Rolle. Diese sind keine bürokratischen Hürden, sondern schützen die Privatsphäre und vermeiden hohe Bußgelder. Ein robustes Sicherheitskonzept und Compliance bilden das unverzichtbare Fundament für jedes digitale Vorhaben und schaffen die nötige Vertrauensbasis.
Konkrete Hilfe: Regelmäßige Sicherheitsaudits, aktuelle Firewalls, leistungsfähige Antivirus-Lösungen, professionelle Backup-Strategien und Mitarbeiterschulungen sind absolut notwendig.
Über Andrea Bartunek
ist 2017 an Bord gekommen, um unseren Vertrieb auf die nächste Stufe zu heben. Seit 2019 wurde die Führungslast von zwei auf vier Schultern verteilt und Andrea wurde als weitere Geschäftsführerin bestellt, zuständig für die Bereiche Vertrieb/Marketing und Personal.
Andrea hat während ihrer Karriere eine Vielzahl von vertrieblichen Themen gemeistert. Sie legt besonderen Wert auf den Dienstleistungssektor und pflegt den Umgang mit unseren bestehenden und neuen Kunden.
Sie erkennt die Notwendigkeit eines qualifizierten Personals und widmet deshalb ihre Aufmerksamkeit der kontinuierlichen Weiterentwicklung unserer Mitarbeiter.
Sie haben Fragen rund um das Thema Digitalisierung? Ich freue mich, wenn ich Sie unterstützen kann.
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