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Managed Services: Die IT-Abteilung auslagern – ja oder nein?

Lösungsansätze und Gedankenanstöße von Andrea Bartunek

Stellen Sie sich vor, Ihre interne IT-Abteilung könnte sich voll und ganz auf strategische Projekte konzentrieren, statt sich mit Routineaufgaben wie Systemupdates oder der Ticketbearbeitung zu beschäftigen. Klingt nach einem Traum? Für viele Unternehmen ist das Realität geworden, dank der Entscheidung, ihre IT-Services an einen externen Partner auszulagern – sogenannte Managed Services.

Doch diese Entscheidung will gut überlegt sein. Sie betrifft nicht nur die Unternehmensleitung, sondern auch die IT-Leitung, das operative Team und letztlich alle Mitarbeiter. Wir beleuchten, wann dieser Schritt der genau richtige ist, welche Vorteile er bietet und wie Sie alle Beteiligten erfolgreich in den Prozess einbinden.

Wenn die interne IT an ihre Grenzen stößt

In vielen mittelständischen Unternehmen steht die IT-Abteilung unter enormem Druck. Die Technik entwickelt sich rasant, die Bedrohung durch Cyberangriffe wächst stetig, und der Fachkräftemangel macht es beinahe unmöglich, neue Spezialisten zu finden oder bestehende Mitarbeiter weiterzubilden.

Die Folge: Ihre IT-Teams verbringen den Großteil ihrer Zeit mit alltäglichen Anfragen, der Wartung von Systemen und dem Lösen akuter Probleme. Für die Entwicklung von Innovationen, die das Unternehmen voranbringen, bleibt kaum Zeit. Hinzu kommt das Risiko, dass wertvolles Expertenwissen bei einem Mitarbeiterabgang verloren geht. Dieses Dilemma betrifft Betriebe aus jeder Branche. Egal, ob Sie in der Produktion, im Handel oder im Finanzsektor tätig sind – eine überforderte IT-Abteilung ist ein Wachstumshemmnis, das es zu beheben gilt. Genau hier lohnt es sich, über das Auslagern nachzudenken.

Warum das Auslagern der IT eine Investition in die Zukunft ist

Die Wahl, die IT auszulagern, ist weit mehr als nur eine Kostenentscheidung. Es ist ein strategischer Schritt, der Ihrem Unternehmen entscheidende Vorteile bringt:

Expertenwissen auf Abruf: Sie erhalten Zugang zu einem breiten Spektrum an Fachexperten. Ein Managed-Service-Provider (MSP) beschäftigt Spezialisten für Cybersicherheit, Cloud-Migration, Netzwerkmanagement und viele weitere Bereiche, die Sie intern kaum abbilden können. Anstatt nur einen Generalisten zu haben, greifen Sie auf ein ganzes Team zurück, das stets auf dem neuesten Stand der Technik ist.
Kostenkontrolle und Planbarkeit: Anstelle unvorhergesehener Ausgaben für Hardwareschäden oder Personalkosten profitieren Sie von monatlichen Pauschalen. Das macht Ihre IT-Ausgaben transparent und planbar. Auch teure Schulungen für Ihre Mitarbeiter entfallen, da das Know-how bereits beim Dienstleister vorhanden ist.
Flexibilität, die mitwächst: Ihre Geschäftsmodelle ändern sich? Neue Projekte stehen an? Ein MSP passt die IT-Leistungen flexibel an Ihre Bedürfnisse an. Sie zahlen nur für das, was Sie wirklich benötigen, und können bei Bedarf schnell skalieren. Ob Sie neue Standorte eröffnen oder die Mitarbeiterzahl temporär erhöhen – Ihre IT wächst mit Ihnen.
Proaktive Überwachung und Wartung: Ein guter MSP wartet nicht, bis ein Problem auftritt. Er überwacht Ihre Systeme 24/7, erkennt frühzeitig Gefahren und behebt potenzielle Störungen, bevor sie Ihren Geschäftsbetrieb beeinträchtigen. Das minimiert Ausfallzeiten und sorgt für eine höhere Verfügbarkeit Ihrer Systeme.

Fokus auf das Kerngeschäft: Indem Sie operative Aufgaben abgeben, kann sich Ihr internes Team auf wertschöpfende Projekte konzentrieren, die direkt zum Unternehmenserfolg beitragen. Ihre IT-Experten können so die digitale Transformation vorantreiben, neue Geschäftsmodelle entwickeln oder die interne Kommunikation optimieren, statt sich mit Routine-Updates herumzuschlagen.

Bedenken ernst nehmen und Vertrauen schaffen

Jede große Veränderung birgt auch Risiken. Die häufigsten Sorgen sind der Verlust der Kontrolle über die eigenen Daten und die Datensicherheit. Ein seriöser MSP versteht diese Bedenken und begegnet ihnen mit maximaler Transparenz:

Datensicherheit: Ein professioneller MSP arbeitet mit modernsten Sicherheitstechnologien und strengen Protokollen, die oft die internen Möglichkeiten übertreffen. Sie sichern Ihre Daten nicht nur, sondern sorgen für durchgehende Verschlüsselung und implementieren Schutzmaßnahmen gegen Malware, Phishing und Ransomware. Wichtig ist, dass Sie sich die Sicherheitskonzepte und Zertifizierungen (z. B. nach ISO 27001) zeigen lassen. Fragen Sie konkret nach, wie der Anbieter im Falle eines Sicherheitsvorfalls reagiert.
Kontrollverlust: Sie geben nicht die Kontrolle ab, sondern verlagern die operative Verantwortung. Über Service-Level-Agreements (SLAs) sichern Sie vertraglich zu, welche Leistungen der Dienstleister erbringen muss und welche Reaktionszeiten gelten. Sie behalten die strategische Hoheit und treffen weiterhin alle wichtigen Entscheidungen. Ein guter Partner liefert Ihnen regelmäßig Berichte zur Performance und Sicherheit, sodass Sie jederzeit den vollen Überblick behalten.

Wie Sie als Geschäftsführender den Prozess steuern

Die Entscheidung für oder gegen Managed Services ist ein Veränderungsprozess, der von allen getragen werden muss. Als Geschäftsführender treffen Sie die finale Entscheidung, aber der Weg dorthin sollte ein gemeinsamer sein.

Den IT-Leiter und das Team ins Boot holen: Starten Sie mit einem offenen Gespräch. Stellen Sie die Vision vor: Entlastung von Routinearbeit, die Chance, sich auf spannende Projekte zu konzentrieren, und der Zugriff auf Expertenwissen. Machen Sie klar, dass es nicht um den Abbau von Arbeitsplätzen geht, sondern um die Neuverteilung von Aufgaben, um das Unternehmen fit für die Zukunft zu machen. Das Team sollte Teil des Auswahlprozesses sein und den künftigen Partner kennenlernen. Die Expertise des IT-Leiters ist unschätzbar wertvoll, um die technische Eignung des Anbieters zu beurteilen.
Die Belegschaft informieren: Kommunizieren Sie klar und transparent. Erklären Sie, welche Services künftig ausgelagert werden und dass der neue Partner als erweiterte Service-Stelle dient. So schaffen Sie Akzeptanz und nehmen Ängste vor einem schlechteren IT-Support. Betonen Sie, dass der Support weiterhin über eine zentrale Stelle läuft, die nun noch effizienter und schneller auf Anfragen reagiert.

Managed Services als strategische Partnerschaft verstehen

Managed Services sind kein Allheilmittel, aber eine wirksame Antwort auf die Herausforderungen der heutigen IT-Welt. Sie sind keine einfache Dienstleistung, sondern eine strategische Partnerschaft, die Ihrem Unternehmen mehr Sicherheit, Effizienz und Innovationskraft verleiht. Es geht nicht darum, die Verantwortung abzugeben, sondern sie gemeinsam mit einem starken Partner zu tragen, der Ihnen den Rücken freihält.

Die entscheidende Frage, die Sie sich stellen müssen, ist also nicht „Auslagern – ja oder nein?“, sondern: „Wie finden wir den Partner, der unsere IT optimal ergänzt und unser Geschäft voranbringt?“

Genau hier liegt eine unserer Kernkompetenzen. Als IT-Systemhaus wissen wir aus jahrelanger Erfahrung, wie Sie die richtigen Entscheidungen für Ihre IT treffen. Wir helfen Ihnen nicht nur dabei, die ideale Lösung zu finden, sondern begleiten Sie auf dem gesamten Weg. Unsere Experten entkräften Ihre Sorgen, indem sie Ihnen von Anfang an transparent aufzeigen, wie wir Datensicherheit gewährleisten und Ihre Systeme proaktiv überwachen. Mit uns als Partner gewinnen Sie nicht nur eine ausgelagerte IT-Abteilung, sondern einen strategischen Berater, der sicherstellt, dass Ihre IT optimal auf Ihre Geschäftsziele ausgerichtet ist. Die Zukunft Ihrer IT liegt nicht darin, alles selbst zu machen, sondern im Aufbau einer soliden Partnerschaft.

Über Andrea Bartunek

ist 2017 an Bord gekommen, um unseren Vertrieb auf die nächste Stufe zu heben. Seit 2019 wurde die Führungslast von zwei auf vier Schultern verteilt und Andrea wurde als weitere Geschäftsführerin bestellt, zuständig für die Bereiche Vertrieb/Marketing und Personal.

Andrea hat während ihrer Karriere eine Vielzahl von vertrieblichen Themen gemeistert. Sie legt besonderen Wert auf den Dienstleistungssektor und pflegt den Umgang mit unseren bestehenden und neuen Kunden.

Sie erkennt die Notwendigkeit eines qualifizierten Personals und widmet deshalb ihre Aufmerksamkeit der kontinuierlichen Weiterentwicklung unserer Mitarbeiter.

Sie haben Fragen rund um das Thema Managed Services? Ich freue mich, wenn ich Sie unterstützen kann.

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