Ask Andrea

Warum bremsen Papierprozesse Ihre Produktivität und wie setzen Sie digitale Workflows erfolgreich um?

Lösungsansätze und Gedankenanstöße von Andrea Bartunek

Hand aufs Herz: Wie lange dauert es in Ihrem Unternehmen, eine zwei Jahre alte Eingangsrechnung zu finden, wenn der Wirtschaftsprüfer spontan danach fragt? Sind es drei Mausklicks oder eher ein halber Vormittag im Archivkeller?

In meinen Gesprächen mit Verantwortlichen erlebe ich oft ein Paradoxon. Wir investieren in hochmoderne Serverinfrastrukturen, sichern unsere Firewalls gegen komplexeste Cyberangriffe ab und statten Mitarbeitende mit den neuesten mobilen Endgeräten aus. Doch sobald es um interne Abläufe geht, regiert oft noch das Papier. Da werden E-Mails ausgedruckt, um sie abzustempeln, wieder einzuscannen und dann in einem Netzlaufwerk abzulegen, das eher einem Datengrab als einer strukturierten Ablage gleicht.

Das ist nicht nur „nicht modern“, das ist ein betriebswirtschaftliches Risiko.

In dieser Ausgabe von „Ask Andrea“ widmen wir uns daher einem Thema, das oft als lästige Pflichtaufgabe gesehen wird, in Wahrheit aber der größte Hebel für Ihre Unternehmensproduktivität ist: Der Wandel von analogen Papierprozessen hin zu intelligenten, digitalen Workflows.

Status Quo: Die versteckten Kosten der Zettelwirtschaft

Wenn wir über Digitalisierung sprechen, denken viele zuerst an den Onlineshop oder die Webseite. Die interne Verwaltung – die „Back-Office-IT“ – wird stiefmütterlich behandelt. „Das haben wir schon immer so gemacht“, ist ein Satz, der in der IT-Branche zu meinen absoluten Unwörtern zählt.

Warum? Weil analoge Prozesse Geld verbrennen. Und zwar an Stellen, die in keiner BWA direkt auftauchen.

1. Die Suchzeit-Falle

Studien zeigen immer wieder, dass Fachkräfte einen signifikanten Teil ihrer Arbeitszeit schlichtweg mit Suchen verbringen. Wo ist der Lieferschein zur Rechnung? Wer hat den Urlaubsantrag von Herrn Müller zuletzt gesehen? Liegt der Vertrag noch beim Chef zur Unterschrift oder ist er schon im Versand?

In einem papierbasierten Büro ist Information eine Holschuld, die physische Anwesenheit erfordert. Ein Dokument kann nur an einem Ort gleichzeitig sein. Das bremst Kollaboration massiv aus.

2. Die Fehleranfälligkeit manueller Übertragungen

Ein klassisches Szenario: Eine Rechnung kommt per Post. Die Daten werden manuell in das ERP-System getippt. Ein Zahlendreher passiert. Die Rechnung wird falsch verbucht oder doppelt überwiesen.

Solche Medienbrüche sind Gift für die Datenintegrität. Digitale Prozesse eliminieren diese Fehlerquelle durch direkte Datenübernahme (z.B. via OCR-Texterkennung).

3. Der "Flaschenhals" Mensch

Analoge Prozesse sind linear. Mappe A muss von Schreibtisch B zu Schreibtisch C wandern. Ist Kollege B krank oder im Homeoffice, bleibt der Prozess stehen. Es gibt keine Transparenz darüber, wo der Vorgang hängt. Das führt zu Skonto-Verlusten bei Rechnungen oder verärgerten Bewerbern, wenn das Onboarding stockt.

Die Lösung: Was bedeutet "Smarter Workflow" eigentlich?

Viele setzen „digitale Prozesse“ mit „wir scannen jetzt alles ein“ gleich. Das ist ein Irrglaube. Ein gescanntes Dokument auf einem unstrukturierten Fileserver ist immer noch „digitales Papier“. Sie haben das Medium gewechselt, aber den Prozess nicht verbessert.

Ein smarter Workflow hingegen bedeutet:

Informationen sind Daten, keine Bilder: Dokumente werden nicht nur abgelegt, sondern inhaltlich ausgelesen (Indexierung). Das System „weiß“, dass es sich um eine Rechnung der Firma Meyer über 5.000 Euro handelt.
Prozesse laufen automatisiert: Das System kennt den Freigabeweg. Rechnungen über 1.000 Euro gehen automatisch an den Abteilungsleiter, darüber hinaus an die Geschäftsführung.
Ortsunabhängigkeit: Der Zugriff erfolgt sicher über den Browser oder Apps – egal ob in Fernwald, im Homeoffice oder auf Geschäftsreise.

Es geht also nicht um das Speichern von Dokumenten, sondern um das Lenken von Informationen durch Ihr Unternehmen.

Der Mehrwert: Warum Sie jetzt handeln müssen

Als IT-Systemhaus sehen wir bei SENPRO täglich, wie sich die Arbeitswelt verändert. Die Anforderungen an Reaktionsgeschwindigkeit und Flexibilität steigen. Ein Unternehmen, das heute noch auf Pendelordner setzt, ist morgen nicht mehr wettbewerbsfähig.

Hier sind die vier zentralen Säulen, warum die Umstellung auf ein Dokumentenmanagement-System (DMS) unausweichlich ist:

Säule 1: Compliance und Rechtssicherheit (GoBD)

Ein Thema, das gerne verdrängt wird: Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD).

Der Gesetzgeber schreibt vor, dass steuerrelevante Dokumente unveränderbar, lückenlos und nachvollziehbar archiviert werden müssen. Ein einfaches Windows-Ordnersystem erfüllt diese Anforderungen meist nicht, da Dateien dort spurlos gelöscht oder manipuliert werden können. Ein professionelles DMS hingegen bietet revisionssichere Archivierung „Out of the Box“. Sie schützen sich und Ihr Unternehmen vor empfindlichen Strafen bei der nächsten Betriebsprüfung.

Säule 2: Maximale Transparenz und Auskunftsfähigkeit

Stellen Sie sich vor, ein Kunde ruft an und fragt nach dem Status seines Auftrags.

Szenario Heute: „Ich muss erst die Akte holen / den Kollegen fragen, ich rufe zurück.“
Szenario Morgen: Sie tippen die Kundennummer ein und sehen sofort den gesamten Schriftverkehr, alle Lieferscheine und den aktuellen Freigabestatus.

Diese sofortige Auskunftsfähigkeit steigert nicht nur die Kundenzufriedenheit, sondern auch das professionelle Standing Ihrer Mitarbeiter.

Säule 3: Mitarbeiterzufriedenheit und Employer Branding

Unterschätzen Sie diesen Faktor nicht. Gute Fachkräfte wollen wertschöpfend arbeiten, nicht Akten schleppen. Moderne IT-Arbeitsplätze sind heute ein entscheidendes Kriterium bei der Arbeitgeberwahl. Wenn Sie einem jungen „Digital Native“ erklären, dass er Urlaubsanträge auf rosa Durchschlagpapier ausfüllen muss, haben Sie im „War for Talents“ bereits verloren. Smarte Workflows entlasten Ihr Team von stupiden Routineaufgaben.

Säule 4: Katastrophenschutz und Datensicherheit

Papier kann verbrennen. Papier kann bei einem Wasserschaden zerstört werden. Ein digitales Archiv, das in einer professionellen Backup-Strategie (wie wir sie bei SENPRO implementieren) eingebunden ist, sichert Ihr unternehmerisches Gedächtnis gegen physische Verlustrisiken ab.

Aus der Praxis: Wie gelingt die Einführung?

Vielleicht nicken Sie jetzt und denken: „Ja, Frau Bartunek, das klingt gut. Aber die Umstellung ist ein Mammutprojekt.“

Das ist die Angst vor dem „Big Bang“. Aber so arbeiten wir heute nicht mehr. Die Einführung digitaler Prozesse ist kein Hexenwerk, wenn man sie strategisch angeht. Hier ist meine Empfehlung für Ihre Vorgehensweise:

Schritt 1: Prozessanalyse (Das „Was“)

Kaufen Sie keine Software, bevor Sie Ihre Prozesse nicht kennen. Nehmen Sie sich einen konkreten Prozess vor. Der Klassiker ist die Eingangsrechnungsverarbeitung. Skizzieren Sie den Ist-Zustand:

Wie kommt das Dokument rein?
Wer muss es sehen?
Wer darf es freigeben?
Wo entstehen Wartezeiten?
Oft stellen wir hier fest, dass der analoge Prozess an sich schon ineffizient ist. Ein schlechter Prozess wird digital nicht besser, nur schneller schlecht. Optimieren Sie erst den Ablauf, dann digitalisieren Sie ihn.

Schritt 2: Die Team-Integrität (Das „Wer“)

Holen Sie die Key-User früh ins Boot. Die Buchhaltung, den Vertrieb, die HR-Abteilung. Diese Menschen müssen später mit dem System arbeiten. Wenn die Lösung „von oben herab“ diktiert wird, entsteht Widerstand. Zeigen Sie den konkreten Nutzen für den Einzelnen auf („Du musst nicht mehr ins Archiv laufen“).

Schritt 3: Die richtige Technologie (Das „Womit“)

Hier trennt sich die Spreu vom Weizen. Es gibt unzählige Tools am Markt. Wichtig ist, dass die Lösung skalierbar ist und sich nahtlos in Ihre bestehende IT-Landschaft integriert.

Sie benötigen Schnittstellen zu Ihrem ERP, Ihrer Finanzbuchhaltung oder Ihrem CRM. Insellösungen sind tabu.

Unsere Technologie-Empfehlung

Als Systemhaus, das auf nachhaltige Lösungen setzt, haben wir bei SENPRO den Markt intensiv sondiert.

Deshalb setzen wir in unseren Projekten primär auf zwei starke Partner:

DocuWare: Ein Schwergewicht im Bereich Dokumentenmanagement und Archivierung. DocuWare ist extrem stark darin, Dokumente jeglicher Art zu erfassen, intelligent zu indexieren und revisionssicher abzulegen. Es ist oft der zentrale „Datentresor“ des Unternehmens.
JobRouter: Wenn es um komplexe, datengetriebene Workflows geht, die weit über das reine Dokument hinausgehen, ist JobRouter eine mächtige Digitalisierungsplattform. Hiermit lassen sich ganze Geschäftsprozesse (Low-Code) modellieren und automatisieren.

Beide Systeme lassen sich hervorragend anpassen – egal ob für den Mittelständler hier in Fernwald oder den Konzern mit mehreren Standorten. Aber erinnern Sie sich an Schritt 1: Das Tool folgt dem Prozess, nicht umgekehrt.

Und jetzt?! Warten ist keine Strategie

Der Schritt vom Papierkrieg zum smarten Workflow ist weniger eine technische als eine organisatorische Herausforderung. Die Technik ist da, sie ist ausgereift und bezahlbar. Das eigentliche Hindernis ist oft die Gewohnheit.

Doch die Märkte warten nicht. Wenn Ihre Konkurrenz Angebote in Stunden erstellt, während Sie Tage brauchen, weil die Kalkulation in der Hauspost hängt, verlieren Sie Marktanteile.

Lassen Sie uns gemeinsam schauen, wo in Ihrem Unternehmen die „Papier-Bremsen“ sitzen. Meine Erfahrung zeigt: Oft reicht schon die Digitalisierung eines einzigen Kernprozesses, um einen spürbaren „Aha-Effekt“ im gesamten Team auszulösen.

Über Andrea Bartunek

ist 2017 an Bord gekommen, um unseren Vertrieb auf die nächste Stufe zu heben. Seit 2019 wurde die Führungslast von zwei auf vier Schultern verteilt und Andrea wurde als weitere Geschäftsführerin bestellt, zuständig für die Bereiche Vertrieb/Marketing und Personal.

Andrea hat während ihrer Karriere eine Vielzahl von vertrieblichen Themen gemeistert. Sie legt besonderen Wert auf den Dienstleistungssektor und pflegt den Umgang mit unseren bestehenden und neuen Kunden.

Sie erkennt die Notwendigkeit eines qualifizierten Personals und widmet deshalb ihre Aufmerksamkeit der kontinuierlichen Weiterentwicklung unserer Mitarbeiter.

Sie haben Fragen rund um das Thema digitale Workflows? Ich freue mich, wenn ich Sie unterstützen kann.

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