Ask Andrea

Ist eine PDF-Rechnung dasselbe wie eine E-Rechnung?

Lösungsansätze und Gedankenanstöße von Andrea Bartunek

Die digitale Transformation erfordert neue Lösungen für die Verwaltung von Dokumenten. Besonders die revisionssichere Ablage und die Bearbeitung von digitalen Rechnungen – sowohl PDF als auch E-Rechnungen – sind dabei von zentraler Bedeutung.

Revisionssichere Ablage: Warum sie für Sie wichtig ist

Die revisionssichere Ablage ist für Unternehmen ein entscheidendes Thema, wenn es darum geht, gesetzliche Aufbewahrungspflichten zu erfüllen. In Deutschland sind Unternehmen verpflichtet, geschäftliche Unterlagen sechs bzw zehn Jahre aufzubewahren, wobei der Zugriff auf diese Dokumente jederzeit gewährleistet sein muss.

Die revisionssichere Ablage bietet Ihnen folgende Vorteile:

  • Manipulationssicherheit: Ihre Dokumente können nicht nachträglich verändert werden. Einmal abgelegt, bleibt der Inhalt unverändert und ist stets nachvollziehbar.

     

  • Langfristige Verfügbarkeit: Ihre Dokumente sind jederzeit zugänglich und erfüllen die rechtlichen Anforderungen an die Aufbewahrungspflicht

     

  • Compliance: Im Falle von Audits oder Prüfungen können Sie nachweisen, dass Sie den gesetzlichen Vorschriften entsprechen.   
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Digitalisierung der Geschäftsprozesse mittels E-Rechnung

E-Rechnungen vs. PDF-Rechnungen: Was ist der Unterschied?

Obwohl beide Rechnungsformate digital übermittelt werden können, gibt es wesentliche Unterschiede zwischen einer E-Rechnung und einer PDF-Rechnung:

E-Rechnung:

  • Strukturierte Datenformate: Eine E-Rechnung enthält standardisierte, maschinenlesbare Daten, die von Systemen automatisch verarbeitet werden können.

  • Rechtliche Anforderungen: In Deutschland sind E-Rechnungen seit dem 01.01.2025 gesetzlich vorgeschrieben. E-Rechnungen erfüllen gesetzliche Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit und Integrität der Daten.

  • Automatisierte Verarbeitung: E-Rechnungen lassen sich automatisch in Ihre Buchhaltungssysteme integrieren und bieten so eine höhere Effizienz in der Rechnungsbearbeitung.

PDF-Rechnung:

  • Digitale Version einer Papierrechnung: Eine PDF-Rechnung ist lediglich eine digitalisierte Version einer klassischen Papierrechnung. Sie enthält dieselben Informationen wie eine Papierrechnung, jedoch in einem digitalen Format.

  • Keine standardisierte Datenstruktur: Eine PDF-Rechnung ist nicht maschinenlesbar, was bedeutet, dass sie manuell in Ihre Buchhaltungssysteme übertragen werden muss.

  • Keine automatische Verarbeitung: Aufgrund des fehlenden strukturierten Formats können PDF-Rechnungen nicht automatisch verarbeitet werden, was den Aufwand bei der Bearbeitung erhöht.

Warum Sie E-Rechnungen nutzen sollten

Die Nicht-Nutzung von E-Rechnungen kann für Ihr Unternehmen erhebliche Nachteile mit sich bringen. Der wichtigste Aspekt ist dabei die Rechtssicherheit. Seit diesem Jahr ist die Nutzung von E-Rechnungen keine Kür mehr, sondern Pflicht. Unternehmen, die weiterhin auf PDF-Rechnungen setzen, verstoßen gegen gesetzliche Vorgaben. Auch ist die manuelle Dateneingabe fehleranfälliger und es kann zu falschen Buchungen und Zahlungsfehlern kommen. Zudem führt die weitere Nutzung von PDF-Rechnungen zu einem merklichen Effizienzverlust, denn Sie verlieren die Möglichkeit der automatisierten Verarbeitung. Die Folge: Erhöhter Arbeitsaufwand – eingeschränkte Effizienz.

Die zukunftssichere Lösung für Ihr Unternehmen: DocuWare

Mit der revisionssicheren Ablage und der Unterstützung von E-Rechnungen bietet DocuWare Ihnen eine zukunftssichere Lösung, die Ihnen hilft, rechtliche Anforderungen zu erfüllen und gleichzeitig Ihre Prozesse zu optimieren. Die Möglichkeit, E-Rechnungen effizient und gesetzeskonform zu verwalten, trägt dazu bei, Ihre Rechnungsverwaltung zu vereinfachen und zu beschleunigen.

Für Sie als Unternehmen, das auf E-Rechnungen setzt, ist es nicht nur eine Frage der Effizienz, sondern auch der Compliance. Die Einführung einer revisionssicheren Ablage für E-Rechnungen ist ein wichtiger Schritt in die Zukunft, um die Anforderungen der digitalen Transformation zu erfüllen und gleichzeitig Ihre internen Prozesse zu optimieren.

Geschäftsführerin Andrea Bartunek

Über Andrea Bartunek

ist 2017 an Bord gekommen, um unseren Vertrieb auf die nächste Stufe zu heben. Seit 2019 wurde die Führungslast von zwei auf vier Schultern verteilt und Andrea wurde als weitere Geschäftsführerin bestellt, zuständig für die Bereiche Vertrieb/Marketing und Personal. 

Andrea hat während ihrer Karriere eine Vielzahl von vertrieblichen Themen gemeistert. Sie legt besonderen Wert auf den Dienstleistungssektor und pflegt den Umgang mit unseren bestehenden und neuen Kunden. 

Sie erkennt die Notwendigkeit eines qualifizierten Personals und widmet deshalb ihre Aufmerksamkeit der kontinuierlichen Weiterentwicklung unserer Mitarbeiter.

Sie haben Fragen rund um das Thema E-Rechnung? Ich freue mich, wenn ich Sie unterstützen kann.

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