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Recap

Unsere offene Digitalisierungs-Sprechstunde mit Selcuk Candemir am 11.06.26

Künstliche Intelligenz & Software-Systeme: Eine Bestandsaufnahme

In der vergangenen Woche durften wir im Senpro IT-Systemhaus zahlreiche Teilnehmer zu unserer kostenlosen, offenen Sprechstunde begrüßen. Im Rahmen dieses Expertentalks stand Ihnen unser Experte Selcuk Candemir Rede und Antwort zu den drängendsten Fragen rund um das Thema Digitalisierung.

Die Diskussionen zeigten deutlich, wie sehr Unternehmen aktuell der Spagat zwischen zukunftsweisenden Technologien wie Künstlicher Intelligenz und den rechtlichen Vorgaben im Zuge der Digitalisierung beschäftigt. Für alle, die nicht live dabei sein konnten, haben wir die Kernfragen und Selcuks detaillierte Antworten nachfolgend professionell und übersichtlich zusammengefasst.

Benötigen Unternehmen in Zukunft noch ein Workflow-Managementsystem (WMS) oder übernehmen KI-Agenten vollständig die Prozesse?

Antwort: Ja, Workflow-Managementsysteme (WMS) werden auch weiterhin eine fundamentale Rolle spielen. Künstliche Intelligenz ist zwar in der Lage, eine Vielzahl von Arbeitsschritten effizient zu automatisieren, die strategische Festlegung, Überwachung und Kontrolle dieser Abläufe verbleibt jedoch in menschlicher Hand. KI-Agenten sind daher als eine wertvolle Ergänzung und nicht als Ersatz für bestehende WMS-Lösungen zu betrachten.

Wie lässt sich der Überblick behalten, wenn KI-Agenten Prozesse autonom übernehmen?

Antwort: Auch automatisierte KI-Prozesse bedürfen einer klaren Organisation und kontinuierlichen Überwachung. Unternehmen benötigen daher zwingend weiterhin eine zentrale Software-Lösung. Nur so lässt sich transparent nachvollziehen, welche Abläufe automatisiert wurden und auf welche Weise diese im Hintergrund funktionieren.

Welche neuen Kosten und Aufgaben entstehen durch die Einführung von KI?

Antwort: Durch den Einsatz von KI verschieben sich die Aufgabenbereiche innerhalb des Unternehmens spürbar:

  • Der Zeitaufwand für die reine Bedienung klassischer Programme sinkt, wodurch auch der Bedarf an klassischen Anwenderschulungen abnimmt.

  • Demgegenüber steigt der zeitliche Aufwand für die Ersteinrichtung, Pflege und kontinuierliche Betreuung der KI-Prozesse.

  • Budgetseitig müssen Unternehmen zudem zusätzliche Kosten für die KI-Software sowie für deren laufenden Betrieb einplanen.

Können Unternehmen diese KI-Anwendungen selbstständig umsetzen oder werden externe Dienstleister benötigt?

Antwort: Grundsätzlich sind Unternehmen durchaus in der Lage, viele KI-Anwendungen in Eigenregie zu implementieren. Die Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass die eigenen Mitarbeiter gezielt entsprechende Fachkenntnisse aufbauen. Bei besonders anspruchsvollen Projekten, der Einführung gänzlich neuer Systemlandschaften oder zur strategischen Unterstützung empfiehlt sich jedoch nach wie vor der Einzug externer Dienstleister.

Sind KI-Agenten in der Lage, eine Vielzahl einzelner Softwarelösungen komplett abzulösen?

Antwort: Dies ist nur teilweise der Fall. Die Stärke von KI liegt vor allem darin, Informationen aus unterschiedlichen Programmen effizient zusammenzuführen und Aufgaben schnittstellenübergreifend zwischen diesen Systemen zu erledigen. Die eigentlichen, spezialisierten Fachprogramme bleiben im Hintergrund jedoch weiterhin zwingend erforderlich.

Können KI-Agenten die zentrale Stammdatenpflege vollständig übernehmen?

Antwort: Davon ist eher abzusehen. Die Pflege der Stammdaten sollte auch in Zukunft in einem klar definierten, führenden System stattfinden. KI-Agenten können hierbei jedoch hervorragend assistieren, indem sie Fehler im Datenbestand identifizieren, Datenbestände abgleichen oder fehlende Informationen automatisiert ergänzen.

Gesetzliche Vorgaben: Der Status Quo der E-Rechnung

Erfüllt ein PDF-Dokument beziehungsweise eine PDF-Rechnung bereits die Kriterien einer E-Rechnung?

Antwort: Nein, dies ist nicht der Fall. Ein PDF-Dokument ist zwar ein digitales Format, es erfüllt jedoch nicht automatisch die strengen gesetzlichen Anforderungen an eine echte E-Rechnung. Eine gesetzeskonforme E-Rechnung muss zwingend strukturierte Daten enthalten, die von einer entsprechenden Software direkt und ohne manuelle Zwischenschritte verarbeitet werden können – wie es beispielsweise bei den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD der Fall ist.

Ab wann gilt die Pflicht zur E-Rechnung für alle Unternehmen?

Antwort: Die Verpflichtung zum reinen Empfang von E-Rechnungen gilt bereits seit dem 01.01.2025 für alle Unternehmen ausnahmslos. Für den Versand dieser Rechnungen gelten hingegen gestaffelte Übergangsfristen:

  • Spätestens ab dem 01.01.2027: Verpflichtend für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 €.

  • Spätestens ab dem 01.01.2028: Verpflichtend für alle weiteren Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von bis zu 800.000 €.

Begriffserklärung: DMS, WMS und WfMS kurz erläutert

Zum Abschluss unserer Sprechstunde hat unser Experte Selcuk noch einmal Klarheit in die gängigen Begrifflichkeiten der IT-Welt gebracht:

  • DMS (Dokumentenmanagementsystem): Diese Software dient dazu, Dokumente im Unternehmen digital zu speichern, rechtssicher zu verwalten und bei Bedarf schnell wiederzufinden.

  • WMS / WfMS (Workflow-Managementsystem): Unabhängig davon, ob in der Praxis von Workflowmanagement, einem WfMS oder einer Workflowmanagementsoftware gesprochen wird – gemeint ist stets dieselbe technologische Lösung. Sie dient der digitalen Steuerung, Strukturierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen, wie beispielsweise dem Prüf- und Freigabeprozess von Eingangsrechnungen.

Fazit und Ausblick

Die Digitalisierung bietet immense Chancen, bringt jedoch – wie die Fragen zur E-Rechnung oder dem KI-Einsatz zeigen – auch komplexe organisatorische und rechtliche Pflichten mit sich.

Sollten Sie Unterstützung bei der strategischen Einbindung von KI-Prozessen benötigen oder Ihre IT-Infrastruktur rechtssicher für die E-Rechnung aufstellen wollen, stehen wir Ihnen jederzeit beratend zur Seite. Kontaktieren Sie uns gerne für ein unverbindliches Erstgespräch.

Hier kommen Sie zu unserem Kontaktformular.

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