SENPRO.IT-News #3

100 Tage Copilot - Unser erstes Fazit

Was kann das neue Tool von Microsoft wirklich?

Microsoft Copilot ist ein leistungsstarkes, auf künstlicher Intelligenz basierendes Tool, um die Produktivität in verschiedenen Microsoft Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams zu steigern. Das Ziel von Microsoft Copilot ist es, die Benutzer beim Arbeiten effizient zu unterstützen. Diese Unterstützung zeigt sich beispielsweise dadurch, dass die Erstellung von Dokumenten, die Analyse von Daten und die Organisation von E-Mails automatisiert werden können. Microsoft Copilot kann als Assistent betrachtet werden, der Inhalte generieren, Zusammenhänge erklären und somit die Abläufe beschleunigen kann. Für ein besseres Grundverständnis werden folgend die Vor- und Nachteile des Tools genauer betrachtet.

Vorteile

Effizienzsteigerung

Durch die automatisierten Vorschläge, die der Copilot für E-Mails, Berichte oder Präsentationen erstellt, kann Zeit gespart werden. Die Benutzer können sich durch die gesparte Zeit auf andere Aspekte ihrer Arbeit fokussieren.

Benutzerfreundlichkeit

Da das Tool in die bekannten Microsoft 365 Anwendungen integriert wird, haben die Benutzer eine leichte Handhabung. Sie müssen keine neue Software lernen.

Personalisierung

Der Copilot passt sich im Laufe der Zeit an die Präferenzen und den Arbeitsstil des Benutzers an. Es werden somit individuelle und relevante Vorschläge generiert.

Zusammenarbeit verbessern

Die Funktionen zur Zusammenarbeit in Echtzeit und die Vorschläge von Copilot können Teams bei der effektiven Zusammenarbeit und der schnellen Erledigung gemeinsamer Aufgaben behilflich sein.

Innovative Funktionen

Copilot führt verbesserte Funktionen ein, wie zum Beispiel die Zusammenfassung von langen Dokumenten oder E-Mails. Dadurch wird einer Informationsflut entgegengewirkt und die wichtigsten Punkte werden hervorgehoben.

Nachteile

Kosten

Der Zugang zu Copilot ist kostenpflichtig. Für Einzelpersonen oder kleine Unternehmen kann das ein zusätzlicher finanzieller Aufwand bedeuten, da er über die Standartabonnements von Microsoft 365 hinausgeht.

Datenschutzbedenken

Fragen des Datenschutzes und der Datensicherheit stellen sich bei der Verarbeitung sensibler Informationen durch künstliche Intelligenz. Die Nutzer müssen darauf vertrauen können, dass Microsoft angemessene Schutzmaßnahmen getroffen hat. Ebenfalls greift Copilot nur auf Daten zu, die in der Verwaltungsoberfläche von Microsoft 365 abliegen.

Genauigkeit und Relevanz

Obwohl der Copilot im Laufe der Zeit lernt, kann es vorkommen, dass seine Vorschläge nicht genau oder ganz zutreffend sind. Dies kann dazu führen, dass eine zusätzliche Überarbeitung durch den Benutzer erfolgen muss. Außerdem steigert sich die Relevanz der Ergebnisse nur durch vorhandene Daten in bestimmten Systemen wie z.B. Exchange, Sharepoint, Teams oder One-Drive.

Abhängigkeit von Technologie

Eine starke Abhängigkeit vom Copiloten kann dazu führen, dass grundlegende Fertigkeiten wie Schreiben, Datenanalyse oder Erstellung von Präsentationen beeinträchtigt werden.

Komplexität bei der Fehlerbehebung

Durch die Komplexität und fehlende Transparenz der verwendeten Algorithmen können Benutzer Fehler schwer erkennen und beheben. Durch die automatisierten Vorschläge, die der Copilot für E-Mails, Berichte oder Präsentationen erstellt, kann Zeit gespart werden. Die Benutzer können sich durch die gesparte Zeit auf andere Aspekte ihrer Arbeit fokussieren.

Somit verspricht das Tool im Großen und Ganzen eine gute Unterstützung zu sein, doch wie sieht es in der Praxis aus?

Unser Test: Verwendung des Copilot mit Mircosoft Anwendungen

Um herauszufinden, wie gut Microsoft Copilot den Arbeitsalltag unterstützt, haben einige Mitarbeiter aus dem Senpro IT Team das Tool in ihre Arbeitsprozesse integriert. Es war wichtig, die Anwendung für mehrere Wochen zu testen, um einen guten Überblick zu erlangen. Auf die Nachfrage nach den Testergebnissen, gab es einen klaren Konsens: Ernüchterung!

Beim Verwenden vom Copiloten mit Excel sind beispielsweise einige Probleme aufgetaucht. Der Copilot sollte anhand einer Tabelle in Excel die Datenerkenntnisse anzeigen. Daraufhin tauchte die Meldung auf, dass die Tabelle zu viele Zellen enthält und für die Analyse zu groß ist. Auch das Bearbeiten von einer Tabelle mit weniger Zellen hat nicht funktioniert. Der Copilot hat hier gemeldet, dass er die gewünschte Aktivität nicht ausführen kann. Dieses Problem ist auch bei der Anwendung von PowerPoint aufgetaucht. Hier konnte der Copilot nicht die nötigen Schritte ausführen, um die Präsentation zu erstellen. Bei Word hingegen hat der Copilot nicht versagt. Er konnte den Textinhalt zusammenfassen und auf Quellpassagen im Text verweisen. Jedoch hat das Tool auch hier vereinzelte Fehlermeldungen kommuniziert.

Chatbot Funktion

Weiterhin wurde von einem Mitarbeiter die Chatbot Funktion des Copilot getestet. Bei dem Test kam er zum Schluss, dass die Chatbot Funktion einige Vorteile für Webseiten vorzuweisen hat. Ein Workflow Chatbot kann hier automatisierte Antworten auf häufig gestellte Fragen liefern und die Besucher bei der Navigation durch die Webseite unterstützen. Ebenfalls sorgt diese Funktion bei Besuchern für eine intuitive Benutzererfahrung, da sie Fragen stellen können oder Unterstützung erhalten, wenn sie die Seite verlassen müssen. Dies steigert die Zufriedenheit der Benutzer. Zudem kann sich der Chatbot an die Bedürfnisse und Präferenzen der Besucher anpassen, indem er die Informationen über die Interaktion einsammelt. Dadurch können personalisierte Inhalte generiert werden. Jedoch sind auch einige Probleme bei der Benutzung des Chatbots aufgetaucht. Die Antworten des Chatbots auf die Anfragen der Besucher sind manchmal nicht vollständig oder nicht relevant. In diesem Fall muss manuell nachgeprüft oder korrigiert werden.

Unser Fazit

Microsoft Copilot ist in seinen Vorteilen sehr vielversprechend, jedoch noch verbesserungswürdig

Unser Team teilte mit, dass es eine große Abweichung zwischen dem Versprochenem und dem gelieferten von Microsoft gibt. Sie gaben an, dass sich die generierten Inhalte als sehr oberflächlich herausgestellt haben.

Die ausgeführten Arbeiten waren zudem teilweise mangelhaft. Der Copilot konnte nicht immer die gewünschten Anweisungen ausführen und hat einige Fehlermeldungen produziert.

Unser Team wies konkret darauf hin, dass die Ergebnisse von den vorhandenen Daten abhängig sind. Wenn viele Daten in Microsoft 365 abliegen und gespeichert sind, ist der Copilot unter Word und Outlook einigermaßen nutzbar. Durch die Menge der Daten kann das Tool lernen und bessere Ergebnisse erzielen. Dennoch waren die Ergebnisse bei PowerPoint und Excel deutlich schlechter.

Ausblick - Veränderungen, die Microsoft plant

Nachdem die erzielten Ergebnisse mit Microsoft Copilot doch eher ernüchternd sind und Verbesserungspotential aufweisen, stellt sich nun die Frage, welche Veränderungen Microsoft am Copiloten plant. Um die Produktivität und die Benutzerfreundlichkeit zu steigern, hat Microsoft angekündigt, einige Verbesserungen und Erweiterungen am Copiloten vorzunehmen:

1. Einführung von Copilot Pro: Bei Copilot Pro handelt es sich um eine neue Abonnement Option, die erweiterte Funktionen und Möglichkeiten von Microsoft Copilot vorweisen kann. Dies soll die Erfahrungen mit Copilot für Einzelpersonen nochmals verbessern. In den Funktionen enthalten sind ein einheitliches KI- Erlebnis auf allen Geräten, Zugriff auf verschiedene Microsoft Anwendungen wie z.B. PowerPoint, Excel und Word sowie ein bevorzugter Zugriff auf die neuesten Modelle wie OpenAI GPT-4 Turbo.
2. Erweiterungen für Unternehmen: Der Copilot wurde auf alle Unternehmensgrößen ohne Mindestzugänge ausgeweitet. Die Mindestanzahl von 300 Zugängen für Business-Pläne von Microsoft 365 Business Premium und Business Standard wurde aufgehoben.
3. Neue Funktionen und Erweiterungen: Zu den Aktualisierungen gehören Copilot GPTs, die es Benutzern ermöglichen, das Verhalten von Microsoft Copilot themenspezifisch anzupassen. Ebenfalls wurde die Copilot App für Smartphones eingeführt, die für Android und iOS verfügbar sind.

Ob diese Verbesserungen die Nutzer zufriedenstellen und die bisherigen Probleme lösen, wird sich in der Zukunft, durch weitere Tests zeigen. Auch unser Team wird die weitere Entwicklung von Microsoft Copilot aufmerksam verfolgen und testen.

Wir halten Sie gerne auf dem Laufenden über unsere Einschätzungen und stehen Ihnen beratend zur Seite!

Sie haben Fragen rund um das Thema? Wir freuen uns, wenn wir Sie unterstützen können.

Hier kommen Sie zu unserem Kontaktformular oder Sie vereinbaren direkt einen Termin.